🎯 Objectif de l’article

Cet article décrit les emails automatiques envoyés aux collaborateurs, en fonction de l’état de leur inscription, du type de mission et du paramétrage de la validation. Il permet à chacun de comprendre à quoi servent ces messages et quand ils sont envoyés.

📩 Tableaux récapitulatifs des emails envoyés aux collaborateurs

1. Confirmation de l’inscription

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	Candidature / Échange / Dates à valider
Missions	Avec créneaux / Sans créneaux
Temps de travail	Oui / Non
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride
Échéance	Dès que le collaborateur clique sur "Je m’engage"
Contenu	- Titre et dates de la mission (si définies) - Contenu personnalisable par l’association

2. Rappel d’inscription (mission sur période)

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	Candidature / Échange
Missions	Sur période
Temps de travail	Oui / Non
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride
Échéance	1 mois après inscription sans dates renseignées, puis tous les mois
Contenu	- Bouton Contacter le coordinateur - Bouton Démarrer la mission - Lien de désinscription

3. Demande de validation manager

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	En attente du manager
Missions	Avec créneaux / Sans créneaux
Temps de travail	Oui
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride Validation manager activée
Échéance	Une fois l’inscription validée par le coordinateur
Contenu	- Titre et date(s) de la mission - Coordonnées du coordinateur

4. Inscription validée

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	En cours
Missions	Avec dates / Sans dates
Temps de travail	Oui / Non
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride
Échéance	Dès validation par le coordinateur + manager si requis, ou immédiatement si validation automatique
Contenu	- Invitation Google Calendar (si dates) - Dates et localisation - Coordonnées du coordinateur

5. Inscription refusée par le coordinateur

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	Annulé / Refusé
Missions	Avec dates / Sans dates
Temps de travail	Oui / Non
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride
Échéance	Si l’inscription est refusée par l’association ou le coordinateur
Contenu	- Titre et date(s) de la mission - Lien vers la plateforme

6. Inscription refusée par le manager

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	Annulé / Refusé
Missions	Avec dates / Sans dates
Temps de travail	Oui
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride Validation manager activée
Échéance	Si l’inscription est refusée par le manager
Contenu	- Dates et localisation de la mission - Coordonnées du coordinateur

7. Mission annulée par l’association

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	Annulé / Refusé
Missions	Avec dates / Sans dates
Temps de travail	Oui / Non
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride
Échéance	Si la mission est annulée par l’association
Contenu	- Titre et date(s) de la mission - Message personnalisé de l’association - Lien vers la plateforme

8. Rappel de la mission

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	En cours
Missions	Avec dates / Sans dates
Temps de travail	Oui / Non
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride
Échéance	7 jours et 1 jour avant le début de la mission
Contenu	- Dates et localisation de la mission - Coordonnées du coordinateur

9. Fin de la mission

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	En attente de confirmation
Missions	Avec dates / Sans dates
Temps de travail	Oui / Non
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride
Échéance	Dès la mission terminée
Contenu	- Bouton Confirmer et évaluer la mission

10. Relance questionnaire de satisfaction

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	A participé
Missions	Avec dates / Sans dates
Temps de travail	Oui / Non
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride
Échéance	Quand un·e admin ou coordinateur·ice entreprise clique sur Relancer le collaborateur
Contenu	- Rappel de la mission - Bouton Confirmer et évaluer la mission

11. Suivi de mission (volontaire inactif)

Critère	Détail
Destinataire	Collaborateur
Statut d’inscription	Candidature / Échange
Missions	Sans dates
Temps de travail	Oui / Non
Workflow	Simplifié / Détaillé / Hybride
Échéance	6 mois après inscription si le collaborateur a déclaré poursuivre sa mission sans ajouter de nouvelles dates
Contenu	- Bouton Terminer la mission - Bouton Ajouter de nouvelles dates

Les emails envoyés aux collaborateurs