🎯 Objectif de l'article
Cet article vous explique comment inscrire manuellement un ou plusieurs volontaires à une mission, que celle-ci soit à venir ou déjà passée.
Vous apprendrez à :
Anticiper une inscription avant la date de la mission
Régulariser une participation après la mission si celle-ci n’a pas été enregistrée à temps
Utiliser deux méthodes selon vos besoins :
Inscription individuelle depuis l’interface de gestion des inscriptions
Inscription en masse via l’import d’un fichier
✅ Pré-requis
Avoir un rôle administrateur avec les droits de gestion des inscriptions
Vérifier qu’il reste suffisamment de places disponibles sur la mission
S’assurer que les collaborateur·rices disposent de suffisamment de jours d’engagement si concerné
🧭 Étapes à suivre
💻 Régularisation depuis l'interface
Allez dans l’onglet Mes actions > Gérer les inscriptions en face de la mission concernée
Cliquez sur + Inscrire un collaborateur
Deux options s’offrent à vous :
Le·a collaborateur·rice a un compte : sélectionnez-le·a dans le menu déroulant
Le·a collaborateur·rice n’a pas de compte : cliquez sur ce bouton et remplissez le formulaire
Vous pouvez indiquer une adresse email
L’adresse sera confidentielle, visible uniquement pour l'organisation et vous
Vous pouvez choisir d’envoyer (ou non) des emails de suivi
💡 Si le volontaire qui n'a pas de compte se connecte ensuite à son compte avec la même adresse, il retrouvera son historique d’inscriptions.
📁 Via l’import de fichier
Cliquez sur + Inscrire un collaborateur > Télécharger le modèle
Complétez le fichier en respectant chaque colonne et sauvegardez en .csv UTF-8, séparateur virgule
Importez le fichier
🧯 Erreurs courantes à l’import
Entreprise non trouvée
Entreprise non trouvée
Cette erreur indique que le nom de l'entreprise entré dans la colonne Company présente une erreur. Vérifiez d'avoir respecté exactement la même casse :
majuscules et minuscules
pas d'espace en trop
tiret respecté
Exemple :
Si le nom d'entreprise est Komeet - France, les écritures komeet - france ou Kenabi France ne seront pas acceptés.
Colonne "duration" vide
Colonne "duration" vide
Utilisez un point comme séparateur décimal (ex : 2.5 pour 2h30)
Mauvais format de date
Mauvais format de date
Format attendu : jj/mm/aaaa
Email manager non reconnu
Email manager non reconnu
Caractère spécial dans l'email manager non reconnu, ou email mal formaté
WORK_TIME_TYPE invalide
WORK_TIME_TYPE invalide
Indiquer soit ON_WORK_TIME ou OUTSIDE_WORK_TIME
Crédit insuffiant
Crédit insuffiant
Le·la volontaire n'a pas suffisamment de crédit disponible sur son compteur-temps
Mission complète
Mission complète
Plus de places disponibles — modifiez la jauge
Dates incompatibles
Dates incompatibles
Plus de places disponibles — modifiez la jauge si besoin
Trop de lignes
Trop de lignes
Maximum : 200 lignes par fichier — divisez en plusieurs fichiers
En-tête manquant ou incorrect
En-tête manquant ou incorrect
Respecter la casse et le nom exact des colonnes
Doublon
Doublon
Le même compte est inscrit deux fois — supprimez le doublon
💡 Bon à savoir :
🧠 Importez plutôt que cliquer : Si vous avez plus de 10 personnes à inscrire, préférez l’import
📩 Vous pouvez choisir d’envoyer ou non des mails de confirmation aux volontaires
🤝 Le suivi des inscriptions est synchronisé si la personne se crée un compte avec la même adresse mail après coup.