🎯 Objectif de l’article
Ce guide vous explique comment suivre et traiter les candidatures soumises à un appel à projets depuis la plateforme :
Consulter les candidatures reçues
Mettre à jour leur statut d’évaluation
Exporter les candidatures pour archivage ou analyse externe
Il s’adresse aux administrateur·rices ou coordinateur·rices d’appel à projets impliqué·es dans l’instruction ou la sélection.
✅ Pré-requis éventuels
Avoir le rôle administrateur·rice et CFP coordinateur
Avoir créé au moins un appel à projets actif avec des candidatures reçues
1️⃣ Gérer les candidatures depuis la plateforme
Pour accéder à la liste des candidatures et les traiter :
Rendez-vous dans Administration > Mes actions > Appels à projets
Cliquez sur Gérer les candidatures de l’appel concerné
Depuis cette écran, vous pourrez mettre à jour à la fois le statut de l'appel à projet et le statut de chaque candidature individuellement.
Pour chaque ligne, vous pouvez :
👁️ Voir : consulter la fiche candidature avec les documents transmis
⬇ Exporter : export de la candidature et des fichiers associés
Mise à jour des statuts des candidatures
Lors de la mise à jour du statut de la candidature en Lauréat ou en Candidature rejetée, la plateforme vous proposera le choix d'envoyer ou non une notification par e-mail au candidat.
Si votre AAP est défini sur manuel, les candidats recevront la notification immédiatement. Si votre AAP est réglé sur automatique, les candidats recevront la notification toutes les 30 minutes.
À propos du statut brouillon
A la fin du formulaire, un bouton permet au candidat d'enregistrer sa candidature sous forme de brouillon en un clic. Cela fonctionne aussi bien pour les appels à projets publics que privés .
En mode en ligne (c'est-à-dire en étant connecté), les candidats peuvent retrouver leur projet de candidature dans leur tableau de bord.
Quelques secondes après avoir cliqué sur le bouton 🖊️ Enregistrer comme brouillon , le candidat recevra une notification par e-mail avec un lien pour modifier le brouillon.
En mode hors ligne , si l'adresse email du candidat n'est pas connue, une boîte apparaîtra permettant au candidat de saisir l'adresse email qu'il souhaite utiliser.
Un email contenant le lien pour modifier le brouillon sera envoyé au candidat afin qu'il puisse récupérer sa candidature.
2️⃣ Exporter les candidatures en PDF ou en lot
Deux options d’export sont disponibles :
Exporter une candidature individuellement
Cliquez sur le bouton Exporter sur la ligne de la candidature
Le fichier .pdf généré contient l’ensemble des informations et pièces jointes
Exporter toutes les candidatures
Cliquez sur Exporter toutes les candidatures
Vous obtiendrez un fichier .zip contenant un dossier par candidature
3️⃣ Télécharger le suivi global des candidatures
Pour analyser toutes les candidatures reçues, tous appels à projets confondus dans un tableur :
Allez dans Administration > Reporting > Export
Téléchargez le fichier intitulé Appel à projets – Suivi des candidatures
Vous y trouverez :
Les informations clés de chaque candidature
Une colonne avec les liens directs pour télécharger les documents associés